前提條件:小型活動:20---200人,預(yù)算5000以內(nèi)。
Check List
定下時間。
確定預(yù)算。
確定場地。
演講者。
報名渠道
發(fā)布通知
活動通知格式
現(xiàn)場人員名單
物料清單
現(xiàn)場時間表
拍照注意
禮物
活動策劃
志愿者
PPT(keynote)
未完待續(xù)。
時間:
跟議論文一樣,時間地點(diǎn)人物時間。定下時間,選擇地點(diǎn),預(yù)估人數(shù),開始篩選和談場地。
考慮講師時間、同事時間、公共節(jié)假日時間、場地是否有空…… 綜合上面之后,確定時間。
確定活動時間為2小時,還是3小時。當(dāng)然活動一般會延時,一般是半小時到1小時。
預(yù)算:
跟老板談?wù)?,跟同事問問,若有免費(fèi)資源,一定用上。
比如免費(fèi)贊助食物,免費(fèi)提供場地,免費(fèi)贊助小禮物等等。這樣同樣5k能做更多事情。
討論一次后,也就知道哪些是不能省略的錢,哪些可以靈活。
是否開發(fā)票,發(fā)票是否另外加7%稅點(diǎn),是否要定金,現(xiàn)場支付還是提前付款等,提前問。
場地:
是否能幫你收快遞,現(xiàn)場Wifi,麥克風(fēng),投影能不能用。現(xiàn)場吵不吵?電源插座夠不夠?
空調(diào)能用不?能不能放你們的海報、易拉寶?
場地放是否提供免費(fèi)食物?他們是否有人協(xié)助你們?還是只有場地,你們自己搞定其他的。
從正門開始,是否能有指示牌?避免你的用戶找不到?
場地是否很有名?人流量是否很大,是否會有該場地游客加入你們活動。
該場地是否有微信、微博等等,是否愿意替你們宣傳推廣活動,這個可以帶來更多流量。
場地負(fù)責(zé)人的微信、手機(jī)號碼是?
若不能自己前去看場地,請他們把場地照片發(fā)給你??匆淮伪容^有感覺。
現(xiàn)場也知道東西怎么放最合適了。
演講者:
他們是否有不靠譜前科?會不會準(zhǔn)時到達(dá)?
他們PPT在活動前檢查一次,以防奇怪的事情發(fā)生。
他們用mac還是win,是否需要投影儀?
他們的微信或者微博賬號是?這在活動宣傳時候,需要@ 給他們。
主持人可以把演講者社交賬號讀一次,加深了解,介紹時候跟親切人文。
活動前向演講者把所有PPT要到,演講完畢放入分享。方便參加者獲取。
報名渠道:
可以用很多地方宣傳推廣,但是報名的link只能一個。
我個人推薦用Google form去登記和統(tǒng)計報名。
但若全部用豆瓣或者微博活動統(tǒng)計,也可以??傊褪且粋€統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
避免重復(fù)報名,多次統(tǒng)計,發(fā)郵件通知也容易出問題。
另外,報名時候可以做小信息收集的。他們常用APP是?怎么知道你們的?有無建議等等。
后臺可以看到報名人郵箱和社交賬號,對社交大賬戶可以特別留意一下。
某些相關(guān)公司郵箱,簽到時候也可以留意,比如name@ http://CCTV.com
發(fā)布通知:
同上,場地是否可以通知,是否在場地提前張貼海報?
是否還有友情渠道可以通知?
自家那些渠道可以通知?
包括但不限于:短信、郵件、微信、微博、G+、博客、專欄、線下告知……
通知時間(示例):2014年3月29日上午9:00---上午11:00
地圖搜索有數(shù)據(jù)過期概率,請一定詳細(xì)指明路線。地點(diǎn)一定配地圖指示圖,告知最近地鐵口,比如:B口出,左拐,看到XX大廈,樓下即是
若需要公交換乘,請?jiān)敿?xì)標(biāo)注,并指示問路電話。
報名成功后通知一次,活動前3天再通知一次。
另外,活動通知發(fā)出后,給演講者看看。某些演講者會順手轉(zhuǎn)發(fā)一下,能帶來不少人流。
微信、微博發(fā)送,然后戳link直接報名??梢杂脝柧砭W(wǎng)收集數(shù)據(jù)。
Google form、活動行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活動發(fā)布都不錯。
另外,書是死的,世界是變化的?,F(xiàn)場一定要靈活使用。
比如市場調(diào)查類的活動,就不要到處發(fā)通知。先自己公司內(nèi)部微信、email通知,短信通知,最后再微博通知,最后若人數(shù)實(shí)在不夠,再公眾通知。這樣能保證得到自己相關(guān)用戶參加,而不是一堆無關(guān)人員,甚至是競爭對手跑來參加。
活動通知格式:
按照標(biāo)準(zhǔn)方式去寫,時間地點(diǎn)人物事件。
讓人30秒內(nèi)能判斷,這個活動是否值得參加。
不要太文藝腔,過度聯(lián)想美化。
時間表,地點(diǎn),演講內(nèi)容簡介等等干貨放前面。
用自己語言多描述一下演講者,只寫XX公司XX職位,容易讓職務(wù)普通人,失去關(guān)注度。
而且牛叉公司牛叉職務(wù),可能讓人以為言辭無趣講套話,而不來參加。
用心寫語言,能吸引到不同的受眾。
“討論APP設(shè)計原則,快速迭代方式”
“48小時持續(xù)熬夜改設(shè)計暗黑歷程”
“愛改需求的產(chǎn)品經(jīng)理 VS 敏捷開發(fā)工程師”
“設(shè)計師分享:怎樣高效和工程師溝通”
同一件事用不同方式去表達(dá),會吸引到不同的受眾。
現(xiàn)場人員:
確定那些是必須提前來的人。提前1小時到達(dá)。
準(zhǔn)備物料,檢查細(xì)節(jié),準(zhǔn)備簽到物質(zhì),跟場地方溝通。
如果現(xiàn)場提供食物,提前1小時點(diǎn)餐,現(xiàn)場人到達(dá)后直接開始使用食物,避免等待浪費(fèi)時間。
明確分工,雖然可以互相照應(yīng),有明確分工,更能檢查。
拍照的,實(shí)時微信群互動的,微博更新的,簽到的,發(fā)禮物的,傳遞話筒的……
物料:
常見物料有:海報、現(xiàn)場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機(jī)……
不少物料需要提前快遞到場地,需要場地方簽收。
有些需要提前張貼,比如海報。
現(xiàn)場時間表:
不要拖時間,有些場地有下一場活動,延時會耽誤另一個人。
有些場地按照時間計算,延時需要另外計費(fèi)。
另外,延時會導(dǎo)致用戶提前離開,效果也不好。
嚴(yán)格按照時間表來,若調(diào)整,再計算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計時。
并在最后5分鐘、1分鐘,倒計時提醒。
拍照注意:
拍到現(xiàn)場活動標(biāo)志。
拍到演講者和PPT
拍到提問者。
拍簽到場面、拍接受禮物、拍離開時候跟演講者繼續(xù)追問和換聯(lián)絡(luò)方式。
盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅,可以拍一起在橫幅或者海報下合影。
拍一些花絮和小場景特寫。
這些后期寫活動總結(jié)和新聞時候能用到。
禮物:
帶走的禮物我重點(diǎn)推薦:貼紙,t恤。
現(xiàn)場互動的小禮物,我推薦書籍和零食。
禮物不僅僅是用來溝通感情,重點(diǎn)是廣告和傳播效果。
如果能把你的標(biāo)志貼在電腦上,帶到各個地方,這個傳播效果有多好。
我看過幾個網(wǎng)絡(luò)媒體記者把小米貼紙貼在自己mac上。
那個貼紙挺好看的。雖然我不用小米手機(jī),也仔細(xì)看了很久。
千萬別在丑購物袋上印刷 XXX公司。
要有特色,希望那些愛自拍愛炫耀的網(wǎng)絡(luò)控,能帶回去,能傳播,能給別人看。
最好是貼紙、t恤,這個定制不貴,而且傳播效應(yīng)好。
其次是帽子、杯子,這能用很久。
再次是手環(huán)、明信片等等,這個大部分情況下都會被丟棄,就現(xiàn)場圖個意思。
無論選那種,請一定要好看。不好看只會被當(dāng)睡衣用,或者直接丟掉。
另外對其他公司贊助的禮物,不要抱太大希望。一般都是公司無用廢棄品,賣不掉的東西之類。筆啦,電吹風(fēng)啦,充電器啦,U盤,圓珠筆之類。
當(dāng)然有比沒有好,能加深場內(nèi)互動效應(yīng)。提問者得到禮物當(dāng)鼓勵,挺讓人高興的。
好看玩偶非常有傳播效果,但是也比較昂貴,一個好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖膠小人,好的定制價格在30元左右。另外糖膠比較小,不如給大大禮物比較有效果。
小零食,巧克力,棉花糖也不錯,如果有人提問,給他們區(qū)域撒零食。
其他風(fēng)車?yán)玻瑲馇蚶?,風(fēng)箏,勺子啦,包括洗潔精等等,都行。有禮物比沒有好。圖個意思。
如果事先沒有熟悉靠譜的商家,請一定不要去定制,你無法控制質(zhì)量。
活動策劃:
定下時間后,去掉演講、提問時間,余下來的時間可以策劃一些好玩環(huán)節(jié)。
如果希望臺下觀眾大家互相認(rèn)識??梢运哑票螒?。
可以單身交友,這個是大部分人感興趣環(huán)節(jié)。
可以讓大家分組討論。也可以現(xiàn)場5分鐘,大家輪流分享小故事。
也可以直接茶歇,所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。
如果是某個節(jié)日慶祝主題,空余時間可能是大家一起玩游戲。
我常用的小方式,會讓所有人開始寫自己知道的APP,數(shù)量最多的送禮物。
另一次是所有人寫自己知道的程序語言,數(shù)量最多的贏。
這樣一群人會按照同一個主題,討論相關(guān)信息,互動最高。
若有現(xiàn)場姑娘提問,可以詢問是否單身,若是,可以贈送額外小禮物。
當(dāng)然如果是戶外活動,空余時間大概是玩走扁帶,打繩結(jié),回答技術(shù)問題等等。
活動方案確定:
活動一般是多人一起舉辦,策劃方案提前跟隊(duì)友討論有助于避免盲點(diǎn)。也能提供更多信息。
建立個微信群,其他信息用G doc同步即可。
我辦過的活動,一般是3個人一起做,Check List大家一起看,有遺漏會提醒。
“責(zé)任到人”方式不適合動態(tài)活動,世事萬變,一個靠譜團(tuán)隊(duì)更能適應(yīng)變化做出成功活動。
一旦某人暫時不在,另外2個人能補(bǔ)充上。
團(tuán)隊(duì)能一起教育和培養(yǎng)志愿者和新人。
志愿者:
有很重要且不可替代的職務(wù),比如:組織者、主持人。
也有一些活動,誰都能做,可以讓任何人5分鐘內(nèi)加入幫助。
比如簽到啦,發(fā)小禮物啦,維持秩序啦。
這些可以從你的參會人員里面選擇,填寫報名表格時候詢問,是否愿意成為志愿者。
一般是10:1的概率,100個人參會,大概10個愿意當(dāng)志愿者,最后大概有5個真的來當(dāng)志愿者。
這個也跟組織有關(guān)系,公益,有趣,有公信力的組織,更容易獲得靠譜志愿者。
大學(xué)生是志愿者主力,但他們相對經(jīng)驗(yàn)較少,但時間更多。
在職2--3年的人員是第二主力,他們經(jīng)驗(yàn)豐富,一般參加跟工作相關(guān)的志愿者。
大牛很少成為志愿者,時間不夠。邀請他們來演講即可。
請志愿者填寫:姓名,電話,郵件,微信號,擅長領(lǐng)域。
每次活動前,指定志愿者XX,去做XXX的事情。方便3分鐘進(jìn)入狀態(tài)。
若能填寫擅長領(lǐng)域,可以引導(dǎo)志愿者完成文案、海報、翻譯、報道撰寫等等工作。
每次線下活動,好好挖掘和培養(yǎng)志愿者,未來活動會越來越順利。
PPT(keynote)
記得盡量帶上自己組織標(biāo)志,開頭和結(jié)束有大標(biāo)志,結(jié)束頁面有聯(lián)絡(luò)方式。
盡量轉(zhuǎn)PDF,方便會后分享。
不要用XX公司業(yè)務(wù)介紹,那個格式PPT,太沒誠意。