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      怎么策劃一個成功的活動——線下篇

      作者:龍鼎網(wǎng)絡(luò)發(fā)布時間:2015-08-16 16:46:59瀏覽次數(shù):15386文章出處:晉城自適應(yīng)網(wǎng)站制作

        前提條件:小型活動:20---200人,預(yù)算5000以內(nèi)。

        Check List

        定下時間。

        確定預(yù)算。

        確定場地。

        演講者。

        報名渠道

        發(fā)布通知

        活動通知格式

        現(xiàn)場人員名單

        物料清單

        現(xiàn)場時間表

        拍照注意

        禮物

        活動策劃

        志愿者

        PPT(keynote)

        未完待續(xù)。

        時間:

        跟議論文一樣,時間地點(diǎn)人物時間。定下時間,選擇地點(diǎn),預(yù)估人數(shù),開始篩選和談場地。

        考慮講師時間、同事時間、公共節(jié)假日時間、場地是否有空…… 綜合上面之后,確定時間。

        確定活動時間為2小時,還是3小時。當(dāng)然活動一般會延時,一般是半小時到1小時。

        預(yù)算:

        跟老板談?wù)?,跟同事問問,若有免費(fèi)資源,一定用上。

        比如免費(fèi)贊助食物,免費(fèi)提供場地,免費(fèi)贊助小禮物等等。這樣同樣5k能做更多事情。

        討論一次后,也就知道哪些是不能省略的錢,哪些可以靈活。

        是否開發(fā)票,發(fā)票是否另外加7%稅點(diǎn),是否要定金,現(xiàn)場支付還是提前付款等,提前問。

        場地:

        是否能幫你收快遞,現(xiàn)場Wifi,麥克風(fēng),投影能不能用。現(xiàn)場吵不吵?電源插座夠不夠?

        空調(diào)能用不?能不能放你們的海報、易拉寶?

        場地放是否提供免費(fèi)食物?他們是否有人協(xié)助你們?還是只有場地,你們自己搞定其他的。

        從正門開始,是否能有指示牌?避免你的用戶找不到?

        場地是否很有名?人流量是否很大,是否會有該場地游客加入你們活動。

        該場地是否有微信、微博等等,是否愿意替你們宣傳推廣活動,這個可以帶來更多流量。

        場地負(fù)責(zé)人的微信、手機(jī)號碼是?

        若不能自己前去看場地,請他們把場地照片發(fā)給你??匆淮伪容^有感覺。

        現(xiàn)場也知道東西怎么放最合適了。

        演講者:

        他們是否有不靠譜前科?會不會準(zhǔn)時到達(dá)?

        他們PPT在活動前檢查一次,以防奇怪的事情發(fā)生。

        他們用mac還是win,是否需要投影儀?

        他們的微信或者微博賬號是?這在活動宣傳時候,需要@ 給他們。

        主持人可以把演講者社交賬號讀一次,加深了解,介紹時候跟親切人文。

        活動前向演講者把所有PPT要到,演講完畢放入分享。方便參加者獲取。

        報名渠道:

        可以用很多地方宣傳推廣,但是報名的link只能一個。

        我個人推薦用Google form去登記和統(tǒng)計報名。

        但若全部用豆瓣或者微博活動統(tǒng)計,也可以??傊褪且粋€統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

        避免重復(fù)報名,多次統(tǒng)計,發(fā)郵件通知也容易出問題。

        另外,報名時候可以做小信息收集的。他們常用APP是?怎么知道你們的?有無建議等等。

        后臺可以看到報名人郵箱和社交賬號,對社交大賬戶可以特別留意一下。

        某些相關(guān)公司郵箱,簽到時候也可以留意,比如name@ http://CCTV.com

        發(fā)布通知:

        同上,場地是否可以通知,是否在場地提前張貼海報?

        是否還有友情渠道可以通知?

        自家那些渠道可以通知?

        包括但不限于:短信、郵件、微信、微博、G+、博客、專欄、線下告知……

        通知時間(示例):2014年3月29日上午9:00---上午11:00

        地圖搜索有數(shù)據(jù)過期概率,請一定詳細(xì)指明路線。地點(diǎn)一定配地圖指示圖,告知最近地鐵口,比如:B口出,左拐,看到XX大廈,樓下即是

        若需要公交換乘,請?jiān)敿?xì)標(biāo)注,并指示問路電話。

        報名成功后通知一次,活動前3天再通知一次。

        另外,活動通知發(fā)出后,給演講者看看。某些演講者會順手轉(zhuǎn)發(fā)一下,能帶來不少人流。

        微信、微博發(fā)送,然后戳link直接報名??梢杂脝柧砭W(wǎng)收集數(shù)據(jù)。

        Google form、活動行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活動發(fā)布都不錯。

        另外,書是死的,世界是變化的?,F(xiàn)場一定要靈活使用。

        比如市場調(diào)查類的活動,就不要到處發(fā)通知。先自己公司內(nèi)部微信、email通知,短信通知,最后再微博通知,最后若人數(shù)實(shí)在不夠,再公眾通知。這樣能保證得到自己相關(guān)用戶參加,而不是一堆無關(guān)人員,甚至是競爭對手跑來參加。

        活動通知格式:

        按照標(biāo)準(zhǔn)方式去寫,時間地點(diǎn)人物事件。

        讓人30秒內(nèi)能判斷,這個活動是否值得參加。

        不要太文藝腔,過度聯(lián)想美化。

        時間表,地點(diǎn),演講內(nèi)容簡介等等干貨放前面。

        用自己語言多描述一下演講者,只寫XX公司XX職位,容易讓職務(wù)普通人,失去關(guān)注度。

        而且牛叉公司牛叉職務(wù),可能讓人以為言辭無趣講套話,而不來參加。

        用心寫語言,能吸引到不同的受眾。

        “討論APP設(shè)計原則,快速迭代方式”

        “48小時持續(xù)熬夜改設(shè)計暗黑歷程”

        “愛改需求的產(chǎn)品經(jīng)理 VS 敏捷開發(fā)工程師”

        “設(shè)計師分享:怎樣高效和工程師溝通”

        同一件事用不同方式去表達(dá),會吸引到不同的受眾。

        現(xiàn)場人員:

        確定那些是必須提前來的人。提前1小時到達(dá)。

        準(zhǔn)備物料,檢查細(xì)節(jié),準(zhǔn)備簽到物質(zhì),跟場地方溝通。

        如果現(xiàn)場提供食物,提前1小時點(diǎn)餐,現(xiàn)場人到達(dá)后直接開始使用食物,避免等待浪費(fèi)時間。

        明確分工,雖然可以互相照應(yīng),有明確分工,更能檢查。

        拍照的,實(shí)時微信群互動的,微博更新的,簽到的,發(fā)禮物的,傳遞話筒的……

        物料:

        常見物料有:海報、現(xiàn)場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機(jī)……

        不少物料需要提前快遞到場地,需要場地方簽收。

        有些需要提前張貼,比如海報。

        現(xiàn)場時間表:

        不要拖時間,有些場地有下一場活動,延時會耽誤另一個人。

        有些場地按照時間計算,延時需要另外計費(fèi)。

        另外,延時會導(dǎo)致用戶提前離開,效果也不好。

        嚴(yán)格按照時間表來,若調(diào)整,再計算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計時。

        并在最后5分鐘、1分鐘,倒計時提醒。

        拍照注意:

        拍到現(xiàn)場活動標(biāo)志。

        拍到演講者和PPT

        拍到提問者。

        拍簽到場面、拍接受禮物、拍離開時候跟演講者繼續(xù)追問和換聯(lián)絡(luò)方式。

        盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅,可以拍一起在橫幅或者海報下合影。

        拍一些花絮和小場景特寫。

        這些后期寫活動總結(jié)和新聞時候能用到。

        禮物:

        帶走的禮物我重點(diǎn)推薦:貼紙,t恤。

        現(xiàn)場互動的小禮物,我推薦書籍和零食。

        禮物不僅僅是用來溝通感情,重點(diǎn)是廣告和傳播效果。

        如果能把你的標(biāo)志貼在電腦上,帶到各個地方,這個傳播效果有多好。

        我看過幾個網(wǎng)絡(luò)媒體記者把小米貼紙貼在自己mac上。

        那個貼紙挺好看的。雖然我不用小米手機(jī),也仔細(xì)看了很久。

        千萬別在丑購物袋上印刷 XXX公司。

        要有特色,希望那些愛自拍愛炫耀的網(wǎng)絡(luò)控,能帶回去,能傳播,能給別人看。

        最好是貼紙、t恤,這個定制不貴,而且傳播效應(yīng)好。

        其次是帽子、杯子,這能用很久。

        再次是手環(huán)、明信片等等,這個大部分情況下都會被丟棄,就現(xiàn)場圖個意思。

        無論選那種,請一定要好看。不好看只會被當(dāng)睡衣用,或者直接丟掉。

        另外對其他公司贊助的禮物,不要抱太大希望。一般都是公司無用廢棄品,賣不掉的東西之類。筆啦,電吹風(fēng)啦,充電器啦,U盤,圓珠筆之類。

        當(dāng)然有比沒有好,能加深場內(nèi)互動效應(yīng)。提問者得到禮物當(dāng)鼓勵,挺讓人高興的。

        好看玩偶非常有傳播效果,但是也比較昂貴,一個好玩偶可能需要100左右成本。

        即使是糖膠小人,好的定制價格在30元左右。另外糖膠比較小,不如給大大禮物比較有效果。

        小零食,巧克力,棉花糖也不錯,如果有人提問,給他們區(qū)域撒零食。

        其他風(fēng)車?yán)玻瑲馇蚶?,風(fēng)箏,勺子啦,包括洗潔精等等,都行。有禮物比沒有好。圖個意思。

        如果事先沒有熟悉靠譜的商家,請一定不要去定制,你無法控制質(zhì)量。

        活動策劃:

        定下時間后,去掉演講、提問時間,余下來的時間可以策劃一些好玩環(huán)節(jié)。

        如果希望臺下觀眾大家互相認(rèn)識??梢运哑票螒?。

        可以單身交友,這個是大部分人感興趣環(huán)節(jié)。

        可以讓大家分組討論。也可以現(xiàn)場5分鐘,大家輪流分享小故事。

        也可以直接茶歇,所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。

        如果是某個節(jié)日慶祝主題,空余時間可能是大家一起玩游戲。

        我常用的小方式,會讓所有人開始寫自己知道的APP,數(shù)量最多的送禮物。

        另一次是所有人寫自己知道的程序語言,數(shù)量最多的贏。

        這樣一群人會按照同一個主題,討論相關(guān)信息,互動最高。

        若有現(xiàn)場姑娘提問,可以詢問是否單身,若是,可以贈送額外小禮物。

        當(dāng)然如果是戶外活動,空余時間大概是玩走扁帶,打繩結(jié),回答技術(shù)問題等等。

        活動方案確定:

        活動一般是多人一起舉辦,策劃方案提前跟隊(duì)友討論有助于避免盲點(diǎn)。也能提供更多信息。

        建立個微信群,其他信息用G doc同步即可。

        我辦過的活動,一般是3個人一起做,Check List大家一起看,有遺漏會提醒。

        “責(zé)任到人”方式不適合動態(tài)活動,世事萬變,一個靠譜團(tuán)隊(duì)更能適應(yīng)變化做出成功活動。

        一旦某人暫時不在,另外2個人能補(bǔ)充上。

        團(tuán)隊(duì)能一起教育和培養(yǎng)志愿者和新人。

        志愿者:

        有很重要且不可替代的職務(wù),比如:組織者、主持人。

        也有一些活動,誰都能做,可以讓任何人5分鐘內(nèi)加入幫助。

        比如簽到啦,發(fā)小禮物啦,維持秩序啦。

        這些可以從你的參會人員里面選擇,填寫報名表格時候詢問,是否愿意成為志愿者。

        一般是10:1的概率,100個人參會,大概10個愿意當(dāng)志愿者,最后大概有5個真的來當(dāng)志愿者。

        這個也跟組織有關(guān)系,公益,有趣,有公信力的組織,更容易獲得靠譜志愿者。

        大學(xué)生是志愿者主力,但他們相對經(jīng)驗(yàn)較少,但時間更多。

        在職2--3年的人員是第二主力,他們經(jīng)驗(yàn)豐富,一般參加跟工作相關(guān)的志愿者。

        大牛很少成為志愿者,時間不夠。邀請他們來演講即可。

        請志愿者填寫:姓名,電話,郵件,微信號,擅長領(lǐng)域。

        每次活動前,指定志愿者XX,去做XXX的事情。方便3分鐘進(jìn)入狀態(tài)。

        若能填寫擅長領(lǐng)域,可以引導(dǎo)志愿者完成文案、海報、翻譯、報道撰寫等等工作。

        每次線下活動,好好挖掘和培養(yǎng)志愿者,未來活動會越來越順利。

        PPT(keynote)

        記得盡量帶上自己組織標(biāo)志,開頭和結(jié)束有大標(biāo)志,結(jié)束頁面有聯(lián)絡(luò)方式。

        盡量轉(zhuǎn)PDF,方便會后分享。

        不要用XX公司業(yè)務(wù)介紹,那個格式PPT,太沒誠意。

      客戶評價

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